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2007年10月15日 (月)

議事録の書き方セミナー

土曜日に議事録の書き方に関するセミナーに参加してきた。実は恥ずかしながら、「議事録の書き方」というのをきちんと考えたことがない。(教わった覚えはもっとない。)自己流で「議事録」というものを書いてきたのだが、なるほど議事録とはこう書くものか、と改めて考えさせられた。

もちろん、講義でも言っていたが、議事録には会社(組織)ごとのスタイルというものもある。自分もそういったものに触れるようになれば、あるいは自然と身につくのかもしれないが、残念ながらこれまでそういった機会はなかった。

あとは学んだ知識を少しでも活かせるかどうかなのだが・・・。

先日のプロジェクトマネジメントセミナーといい、セミナーへの出席が続いているのだが、正直消化しきれている実感がない。振り返りの時間をとっていないためだ(とれていない、というのは甘えになるからやめておこう)。

一つ二つでも良いので、整理する時間をとって、自分の行動の中に埋め込んでいかないと、いつまでたっても習慣にならず、結局身につかないまま終わってしまう。プロジェクトマネジメントは、実際にプロジェクトを運営する中で改めて整理するにしても、議事録に関しては日々いくらでも機会があるのだから、ちょっとずつでも意識していこう。

まずは、スケジュールの中に「会議や打ち合わせの後に議事録をまとめる時間」を組み込むようにする。他人が書くことになっていても、自分なりのまとめは必要だ。そう思って書けばよい。目安としては会議にかかった時間と同じ時間でまとめることが必要なのだそうだ。

もう一つ早急に取り組みたいのは、事前に会議の流れについてのメモを作成することだ。それにそって議事を進め、ぶれたところだけを記録するようにすると、会議の内容が大きく逸脱することがなくなり、議事録作成の手間も大きく省けるという。

まずは、今日の打ち合わせからできるようにする必要があるだろう。もっとも問題は、すでに予定として議事録作成を組み込める時間がないことだったりするのだが・・・。

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