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2008年11月 7日 (金)

雑用に追われている

先週の週間報告を読んだ上司から「雑用に追われているようだけど」と言われてしまった。それらしいことを書いた自覚はなかったのだが、雰囲気として通じてしまったらしい。

雑用・・・という言葉は「雑な仕事」につながるのでよくないとは思うのだが、確かに追われている感じはある。あるいは本当に雑にこなせばもう少し手早く終わらせることができるのかもしれないが、そういった雑用としてはこなしていないから、他の事をする時間がなくなってしまうのだ。

それはどういった仕事だろうか、と整理してみる。

まず、行うタイミングが制限されている。つまり前もって計画的に、段取りよく済ませておくことができず、基本的には発生したその時にやるしかない。

そうであれば、その時間を前もって確保しておく、というのが基本だが、そういった類いの業務が一時期に固まってしまっていて、それしかできないようなタイミングが生じている・・・そんな感じなのだ。

次に、担当が変わったばかりで慣れていないということがある。自分の中でルーチン化されていないので、どうしても一つひとつ考えながら行ってしまうのだ。考えずに体が動くようになれば、ある程度の時間の短縮はできるかもしれないが、そう頻度よく発生する訳ではない業務を、それも他人の組み上げた手順でスムーズにこなすというのは、意外と時間がかかる。

多くの人が同じようにできるように標準化されるような業務ではないので、前任者の手順も「自分がやりやすいように」組み立てられたものにすぎない。自分なりの形に組み直すまでは、どうしても手探りに近い状態になり、結果滞ってしまうのだ。

とはいえ、もう少し計画的にやろうと思えばできないコとではないはずだ。なんとなく「できるはず」という甘えがあったことは否めない。ほぼ初めてでボリュームが見積もれていなかったことと、もう少し中長期的に組み立てておかなければならなかった仕事を同じ時期に集中させてしまったのは自分自身の責任だ。

考えてみれば、年間のスケジュール表も、せっかく書いたのにほとんど見ていない。そもそもそれが最大の問題かもしれない。

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