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2013年7月12日 (金)

引き継ぎと仕事の可視化

異動の話があってから約1ヶ月半(こうやって書くと意外と長いな)、今日が今の部署での最終日となった。

その間、今の仕事の後任者への引き継ぎ、次の仕事の前任者からの引き継ぎをしてきたのだが、ルーチンではない仕事の引き継ぎというのは難しい。どんなに資料を作って話しても、足りない部分はある。引き継ぎは分身を作るためのものではないし、そもそもこうした仕事において担当者が変わるというのは、やり方も含めた変化が求められているという事でもあるのだ。

とりあえずやらなければいけない事はある。だが、求められているのはそれをこなす事ではない。もちろんそれはそれで押さえておかなければいけないが、求められているのはその先の事だ。そしてそれは自分で見つけ出すしかない。

とはいえ、今回引き継ぎというものを経験して(実はこれまでは前任もしくは後任と一緒に仕事をしながら委譲のような形で引き継ぐやり方ばかりで、今回のようなスッパリ入れ替わるような引き継ぎは初めてだったのだ)、そもそも普段の仕事の中で意識しておかなければいけない事があるのだということを改めて感じた。

それは仕事の記録とその可視化だ。

そんなの当たり前だと言われてしまうだろうが、今回改めてそれが出来ていなかった事を痛感した。よく「人に仕事が付いている」といわれる仕事のやり方があるが、まさにその典型といえるだろう。

「人に仕事が付いている」状態というのは、その人しかできないということもあるが、それよりも「その人の仕事のプロセスが記録として残っておらず周囲から見えない状態」なのだと思う。逆に言えば、どんなに属人的に仕事をしていても、その記録があれば良いとも言える。

何故なら後任者はそれを参考に自分の仕事を組み立てる事が出来るからだ。

マニュアル化、ルーチン化されない企画系の仕事というのは、実はそういう意識を普段から持って仕事を進めることが必要なのではないかという気がする。これは報連相とも少し違う。上司はその人の仕事を把握はしていても、引き継ぐわけではないし、後任者として大切なのはむしろその報連相に至ったプロセスだからだ。(もちろん報連相の記録は記録として大切だが、それは上司でも残しておけるものだ。)

引き継ぎ資料は、そのプロセスがごっそり抜け落ちるような気がした。だから直接話しながら引き継ぎも行うわけだが、それにしても限界はある。

今回自分からの引き継ぎとしては、整理した資料とは別に、メールボックスのアーカイブをそのまま資料として残すことにしている(もちろん不要な情報はカットする)。普段のやり取りというプロセスが残っている資料がそれしかなかったからだ。

だが、次も同じやり方ができるとは限らない。そもそもメールでのやり取りだけが仕事ではないから、そうした部分も記録し可視化していくためには、他にも工夫が必要になるだろう。そしてそれらを「引き継ぎ時」だけでなく、普段から行うことで、本当に万が一自分に何かあった時にも、継承してもらえるようにしておくことができる。

そんな事を改めて考えた引き継ぎだったのだった。
さてさて、今回の引き継ぎが上手くいったかどうかは、しばらく待たなければならない。

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