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2013年9月 9日 (月)

会議の段取りと仕切り

自分自身の目下の課題の一つが、事務局として会議の段取りと仕切りをいかにうまくやるか、という事なのだが、そもそもあまり会議自体に参加の経験がないので、「上手な段取りと仕切り」というものの実感がわかないという問題がある。

それだけでなく、事務局と参加者とでは、全然立場や(会議の)捉え方が違うというのもあるだろう。参加者としてその会議に貢献する心構えと、事務局としてその会議に貢献する心構えは違うような気がするのだが、後者について自分の中で整理ができていないのだ。

一番実感としてついていけていないのは、「参加者をその気にさせる」という姿勢だ。参加側から考えた時に、事務局にその気にさせてもらわなければならないような参加者はそもそも会議にいらないんじゃないか的な感覚があり、事務局としてそうしたやる気を仕切っていくような感覚が持てない。しかし一方で、事務局として参加してほしい参加者が常に参加意識を持っているとは限らないというのも理屈としては分かる話で、言葉は悪いがなだめすかしてでもその気にさせるという姿勢も分からなくはない。

もっとも、それ以前にそもそも自分はその会議の意義目的をまだ良く理解していないのかもしれない。なんとなく前任者から引き継いだだけで、どのような位置づけで何をしていく会議で、参加者に何が求められ、事務局として何が必要かという事を突き詰めないままに、ただ「上手な段取りと仕切り」をしようとしているのではないか。

・・・と、このエントリーを書きながら思いついた。もちろん目的などは聞かされているのだが、与えられたもので自分のものになっていないと考えると、今の状態がしっくりくる気がする。

そもそも上手に段取りと仕切りをする、という発想自体、会議の目的とはかけ離れたところに目標を置いている気がしなくもない。

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