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2014年1月22日 (水)

GTDを考える

まず、マスターInBoxに情報を集める(アサインされたタスクや思いついた事など)。

InBoxに集められた情報を以下の尺度で振り分ける。
・特に行動を起こす必要がない ⇒ 保管用に整理するか、廃棄する
・行動を起こすべきタスクがある ⇒ プロジェクトノートを作成する

プロジェクトノートにはまず以下までを記載する。
・行動のゴール(期日、成果物)
・次にとるべき行動(自分の手を動かす物理的な行動)

その上で、(そのタスクについて考えることを)一旦忘れる。その時にやることに集中するため、情報の振り分けが終わってから、それぞれのプロジェクトノートを読み返し、行動に着手するようにする。(次にとるべき行動を書いておくのはそのため。)

プロジェクトノートのゴールを達成したら、保管用に整理する。

【プロジェクトノートを整理する】
プロジェクトノートが増えてきたら、進捗状況や優先度を把握するため分類・整理を行う。
(基本的には日次、週次で定期的に行う事で、都度の時間を短縮できるようになる。)

進捗状況を把握するためには、状態で分類する。
・着手中・・・自分がやらなければ進まない
・返事待ち・・・誰かに投げてリターン待ち
・時期待ち・・・スタートの時期が決まっている
・いつかやる・・・時期などは特にない
など。現在自分が着手すべきプロジェクトは何かを明確にする。

分類は形にはこだわらず、自分のやりやすいようにする。が、何を把握するための分類で、それが行動につながるかは明確にする。

着手中のプロジェクトが増えて手をつけるべきタスクが分からなくなってきたら、優先度が分かるように分類を細分化する。
・緊急かつ影響が大きい・・・直近で行う事として処理日毎に分類する
・緊急ではないが影響が大きい
・緊急だが影響は小さい
・緊急ではなく影響も小さい

処理日ごとの分類については、曜日単位として着手日毎に分類する。行動に結びつけることが目的なので、締切で分類してもアクションにつながらない。締切はプロジェクトノートのタイトルにいれておいた方が良い。

こうした分類により、「今日やること」「明日やること」「今週やること」などが明確になる。

【メンテナンス】
日次のレビューでは以下のような事を行う。
・InBoxのチェックとプロジェクトノートの作成
・今日行ったタスクのプロジェクトノートのチェック(やるべき事の追記と分類の振り分け)
・返事待ちなどのプロジェクトノートのチェック(次にとるべきアクションが生まれているか)
・その他必要であれば明日以降やることについてのプロジェクトノートのチェック

週次のレビューでは以下のような事を行う。
・時期待ちとなっているプロジェクトノートのチェック(来週着手すべきか)
・いつかやるになっているプロジェクトノートのチェック(まだ先送りするか)
・プロジェクトノートの分類の見直し(作業量の割り振りが妥当かなど)

ちょっと整理してみた。

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