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2015年4月10日 (金)

オフィスの紙事情

オフィスで書類を減らして仕事の効率化を図る活動が推進されている事もあり、紙の資料の類はなるべくスキャンするようにしています。一方でそのスキャンした書類の取り回しは、なかなか媒体としての紙には及ばないというのも確かで、その辺りの使い分けが難しいようです。

個人的には、「保存する」紙は減らす一方で、「一時的に使う」紙は増えるのもやむなしというスタンスが必要ではないかと考えていて、印刷する事を躊躇せず、その代わり捨てる事も躊躇しないように考えています。実際、一度何かの為に印刷した紙の資料を「残しておこう」と思うのは、必要な時(が来た時)に再度印刷するのがもったいないと感じる為で、「印刷を減らす」と「保存を減らす」というのは、意外とトレードオフになる事が多いのです。

もちろん、極力ディスプレイ上で済むようにするのは大切なので、その辺りは資料作成の段階で意識します。具体的には文字のサイズを小さくするなどの「1枚に詰め込む」事を無理にせず、画面上で見やすいサイズ、もっと言えば印刷する際にも1枚に複数ページを印刷しても十分読めるような作り方をします。1ページを1枚に印刷するような詰め込んだ資料の作り方をすると、印刷すれば読みやすいですが、画面上では細かくなりすぎて読みにくくなります。

もっともこれはパワーポイントなどのプレゼン資料の話で、目下の悩みというか、課題は、ワードのような「本来印刷を前提とした」アプリケーションや、エクセルのような「データ処理を目的とした」アプリケーションにおいて、いかに「画面上見やすい」資料を作成するかという点です。

正直に言えば、ワードで「印刷をしない」書類を作成するのはナンセンスですし、エクセルはバックグラウンドで使うもので、見せる形の資料にするものではないと思いますが、実態としては資料を作る側にとってのやり易さなどもあって、社内的にはそうした混在が生じており、やりにくさを感じたりもします。
(もっとも、そうした人達にとっては、なんでもパワーポイントというのがナンセンスな訳ですが・・・。)

それと、そもそもが紙でしか提供されていない資料をどのようにデータ化して保存していくかというのも、今の所はそれを閲覧する環境がストレスレスとは言い切れないという事もあって、結構難しかったりします。

まぁ基本的には、パワーポイントで作成して、記録用に固定する際にはPDF化しておく、という形が良いのではないかと思いますけどね。

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