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2016年8月30日 (火)

会議の最適化

会議の無駄をなくすのに必要なのは全体最適の視点だと思う。

会議をなくすのに必要なのは、上位役職から下位役職への「権限の委譲」ではなくて、同位役職における「権限の分担(分散)」であるような気がする。合議で決めるって結局分担がはっきりしてないからでしょ?
送信 8月29日 18:37 From Hootsuite

個人的な感覚でいえば、個々のレベルで「無駄な会議」がそれほど多いとは思っていない。結果として無駄になる会議というのは、会議それ自体というよりも参加するメンバーの問題だ。「メールで済むような情報共有」を「顔をあわせたからこそできる情報共有」にできるかは、出席者の素養の問題であって、会議というシステムの問題ではないだろう。

個々の会議は(参加者の能力次第で)必要なものなのに、全体としてみると会議ばかりになって生産性が落ちている・・・これは会議というシステムの問題なので、システムの問題として解決しなければならない。参加者のやる気や心がけで何とかできるような事で、システムの問題は解決できないからだ。アジェンダは事前に共有とか、議事録はその場で作るといった話は、個々の会議を効率化するための取り組みであって、組織における会議というシステムを効率化する取り組みではない。

システムを見直さない限り、個々の会議を効率化して生み出した時間でまた新たな会議を行うという循環になりかねない。

考えうる方策として、「会議をテーマではなく職位で区切る」というやり方があるだろう。役員なら役員、部長なら部長の会議をそれぞれ一つだけ設定し、その階層で決めなければならない事は全てその場にあげるようにする。その場合に重要なのは、答申であっても他の職位の人間を交えないようにする事だ。下からあがってきた案件は、上司がその責任をもって決めれば良い事で、自分では判断がつかない場合にのみ会議の場に提示するようにすれば、おそらくそれほど議題はあがらない筈である。「自分では決められないのでみんなで決めてください」というのは、自分が決める責任を果たせないと周囲に喧伝するようなものだからだ。

そもそも、会議を意思決定に使うのは、組織としては非効率である。民主主義における議会とは役割も性格もまるで違うのだ。議会に必要なのは意見を代弁する代議士だが、会社の意思決定においてそれが必要だというなら、そもそも採用や人事から見直した方が良いだろう。議会の意思決定は「みんなの意見を吸い上げて決める」だが、会社の意思決定は突き詰めれば「トップの意思を全体に浸透させる」事に他ならない。権限移譲というのは、その「トップの意思」を効率的に運用するための手段にすぎない。

どうも最近の政治と企業を見ているとその辺りの構造が逆になっているような気がしなくもないが、それはさておき、そうした視点で全体を見渡すのであれば、個々の会議レベルで必要性を議論していても仕方がなくて、全体を見渡して必要な会議を決めていくプロセスが重要なのではないかという気がする。

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