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2018年1月30日 (火)

定例ミーティングで何を共有するか

ほぼ毎週行われている定例ミーティングで何を共有すべきか・・・という事をふと考えた。

「何か気づいたことがあれば共有する」という心構えでは、おそらくまったく機能しない。いや最初の内は何らか共有事項をひねり出すと思うのだが、徐々に続かなくなる。それは「何を共有する」という意識が明確ではないからだ。そもそも気づいた事を共有するならその時にメールなり何なりでやってしまえば良い事で、わざわざ定例のミーティングまで待つ必要はない。

では定例のミーティングでは何を共有するべきなのか。

その辺りが明確になっていないのが、いわゆる「無駄」とされる会議なのだろう。毎回決まった事を共有するのも無駄、その時々の思いつきを共有するのも無駄とすれば、その会議の場はどのように活用されるべきだろうか。

顔を付き合わせる会議には、それなりのメリットもある。おそらく有効に活用する上で重要なのは、メンバーの意見・反応を引き出せる共有かどうかという視点だ。それも意見が錯綜するぐらいが良い。一方的な共有ならメールで十分だし、1対1で済む内容というのも対面で話せば済む事だが、複数の異なる意見が噴出するなら、多数で集まる価値はある。
(別にその場で議論をするという意味ではなく、ようは異なる意見がある事がお互い確認できるだけでも良い。)

では、そういった事を引き出せる、毎週ある程度定まった共有事項というのはどういったものがあるだろう。そうやって考えていくと、その場の勢いでは出せないし、それなりの準備も必要になってくる。何よりもその為の目的意識が重要になる。

ちなみに現状が無駄という事ではなく、現在行われている上司からの各種情報共有だけで十分という捉え方もある。ただ、受け取る一方で自分としてその場に価値を提供できていないと感じてしまっただけの話だ。

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