« やってみることをリマインドする | トップページ | 鞄なし通勤のちょっとした弊害 »

2019年1月10日 (木)

メールのタスク管理

昨日はひとまず4つのタスクを12ヶ月分=48件keepに登録したのだが、これはプライベートのタスクとして良しとするにしても、仕事のタスクというのはもう少し面倒だったりする。

定まらないのはメール起因のタスクである。例えば年間目標やそこから派生するタスクというのは能動的に発生するものなので、そのまま登録が可能だが、メールによる依頼などというのは、何で管理をしていくのが良いのか、これというものに出会えていない。

Gmailの場合、その場で返信してしまうのは別として、受信したメールをタスクとして処理する方法は大きく3つあると考えている。

1つ目はToDoリストに登録する方法だ。元々あった機能だが、最近連携度があがったのと、アプリができたので管理がしやすくなっているが、リマインダーとして考えると、日だけで時間までは指定できなかったり、完了しなかった場合に翌日にスライドしなかったりと、やや使い勝手が悪い。

2つ目は予定に登録してしまう方法で、作業時間を指定してしまうという意味では最も強力なのだが、登録した予定側からメールを開く事ができないため、取り組み始める際に問題のメールを探すところから始めなくてはならず、これが意外とストレスが高い。メールを探すというのは別の意味でも煩雑な作業だからだ。

3つ目はkeepに登録した上でリマインダー登録を行う方法で、ここしばらくはこの方法を試していたのだが、実行時のストレスが他に比べて低いのに対して、登録が3ステップぐらいになるので、意外と煩雑で、ちょっとしたメールタスクにそこまでするかという感覚がある。時間指定やメモの追加、メールへのリンクなど機能は多彩なのだが、ようは軽いタスクには重すぎる機能なのだ。

それを言い出したら何もできなくなってしまうのだが、keepでリマインダーを量産してしまうと他のメモも合わせた管理が煩雑になってしまうため、最近は再びToDoリストに戻そうとしている。リマインダーとしての機能は弱いが、一方でタスクの先送りを能動的にやる必要があるので、それはそれでタスク管理の意識付としては重要であろう。

あわせてメールに関してはスヌーズの機能を最近試行錯誤しているのだが、これはタスクというよりは再読の必要のあるメールをそのタイミングまで消しておくといった用途で使うのが良さそうである。

|

« やってみることをリマインドする | トップページ | 鞄なし通勤のちょっとした弊害 »

コメント

コメントを書く



(ウェブ上には掲載しません)




トラックバック


この記事へのトラックバック一覧です: メールのタスク管理:

« やってみることをリマインドする | トップページ | 鞄なし通勤のちょっとした弊害 »